Lösung
Die Info-Mailbox sortiert sich selbst
E-Mails werden vorsortiert, und zu jeder Anfrage liegt ein Antwortentwurf bereit. Du prüfst und sendest. Ich richte das für dich ein, zum Beispiel mit Evoya Mail.
Umgesetzt mit Evoya Mail. reutlinger INNOVATION ist Evoya-Partner.
Die Ausgangslage
Kennst du das?
«Die Info-Mailbox quillt über, und niemand weiss, was dringend ist.»
«Dieselben Fragen beantworten wir jede Woche von Hand.»
«Anfragen bleiben liegen, weil niemand zuständig ist.»
Der Alltag danach
So wird es bei euch aussehen
Jede E-Mail landet am richtigen Ort
Anfragen, Bestellungen und Bewerbungen werden nach deinen Regeln einsortiert.
Zu jeder Anfrage liegt ein Antwortentwurf bereit
Gestützt auf dein Unternehmenswissen. Du prüfst, passt an und sendest selbst.
Das Team kümmert sich um die Ausnahmen
Der Regelfall läuft von selbst, es braucht nur noch dich oder dein Team, wenn ein Fall wirklich Urteilsvermögen braucht.
So gehe ich vor
Was ich für dich einrichte
In wenigen Stunden läuft die Automatisierung. Ich übergebe sie so, dass dein Team sie versteht.
Vorbereitung
Wir schauen gemeinsam, welche wiederkehrenden Aufgaben bei dir am meisten Zeit kosten und sich am besten automatisieren lassen.
Setup
Ich richte die Automatisierung ein, als lauffähigen Prototyp, nicht als Demo. Am Ende des Tages läuft sie bereits.
Workshop und Übergabe
Ich erkläre dem Team, wie die Automatisierung funktioniert. Keine Black Box: wer selbst Hand anlegen möchte, kann das.
Einführungssupport
Ein Monat inklusive, für Fragen und Feinschliff. Gute Automatisierung wächst: Danach begleite ich dich, wenn neue Aufgaben dazukommen oder Automatisierungen erweitert werden sollen.
Der Einstieg
Mit dem KI-Kickstart starten
Du wählst zwischen Setup remote, Kickstart fokus und Kickstart intensiv, ab CHF 1’050. In wenigen Stunden läuft die Automatisierung bei dir, ein Monat Einführungssupport ist inklusive.
Lizenzkosten ohne Aufschlag
Die E-Mail-Automatisierung ist im Evoya-Professional-Plan enthalten (CHF 29 pro Nutzer und Monat, 14 Tage kostenlos testen). Die Lizenz läuft direkt über den Anbieter. Transparenz: reutlinger INNOVATION ist Evoya-Partner und erhält für Empfehlungen eine Vergütung. Zum KI-Kickstart →
Was es im ersten Jahr kostet
Beispiel mit 5 Nutzerinnen und Nutzern: Lizenz CHF 1’740 pro Jahr (5 × CHF 29 × 12 Monate, E-Mail-Automatisierung im Plan enthalten) plus Kickstart fokus CHF 1’650 einmalig, zusammen CHF 3’390. Ab dem zweiten Jahr bleibt die Lizenz von CHF 1’740. Preise exkl. MwSt., Credits nicht eingerechnet.
Häufige Fragen
Fragen zur Automatisierung
Schickt die KI E-Mails selbstständig ab?
Nicht zu Beginn. Ich richte die Antworten als Entwurf ein, du prüfst und sendest sie selbst. Wer später mehr automatisieren möchte, legt das bewusst fest.
Muss ich selbst programmieren können?
Nein. Du richtest Evoya Mail ohne Programmieren ein: Postfach verbinden, Kategorien und Regeln festlegen, Wissen für die Antworten hinterlegen. Ich übernehme das Setup und übergebe es so, dass du es selbst anpassen kannst, wenn du das möchtest.
Funktioniert die E-Mail-Automatisierung mit Microsoft 365?
Ja. Evoya Mail verbindet Postfächer per IMAP und Microsoft 365. Ich richte die Anbindung für dich ein und prüfe vor dem Start, dass Kategorisieren und Antwortentwürfe in deinem Postfach laufen.
Wie sicher sind die Daten?
Evoya speichert die Daten standardmässig in der Schweiz und ist DSG- und DSGVO-konform. Die Verarbeitung richtet sich nach dem gewählten Modell, du wählst Modelle aus der Schweiz oder der EU. Wir besprechen die passende Einstellung vorab.
Wie aufwändig ist die Einführung?
Das hängt vom Ablauf ab. Eine erste E-Mail-Automatisierung ist in wenigen Stunden eingerichtet. Komplexere Abläufe mit mehreren Systemen dauern länger. Ich schätze das vorab ein.
Was passiert, wenn eine Automatisierung nicht funktioniert?
Evoya protokolliert, welche Aufgaben wann gelaufen sind. Ich prüfe die ersten Läufe gemeinsam mit dir und stehe für die Nachbetreuung zur Verfügung.
Können wir bestehende Tools behalten?
Ja. Evoya Mail arbeitet mit deinem bestehenden Postfach, auch mit Microsoft 365, ohne Migration. Weitere Systeme wie CRM, ERP oder SharePoint lassen sich über Schnittstellen und Agenten anbinden. Kein Systemwechsel nötig.
Wo fange ich an?
Mit dem Use Case, der dich heute am meisten Zeit kostet. Kein grosses Projekt nötig: eine Automatisierung reicht, um den Nutzen zu spüren.
Für Interessierte
Technik und Details
Hier steht, was hinter der Lösung steckt. Du musst es nicht lesen, um zu starten.
Was ist Automatisierung?
Ein Auslöser, etwa eine neue E-Mail, ein ausgefülltes Formular oder ein neuer Eintrag im CRM, startet automatisch eine Kette von Aktionen. Ohne dass jemand eingreifen muss.
Ein Auslöser
Eine E-Mail, ein Formular, ein neuer Datensatz: irgendetwas, das den Workflow anstösst.
Eine Kette von Aktionen
Daten werden weitergeleitet, geprüft, ergänzt oder umgewandelt, Schritt für Schritt, automatisch.
Ein Ergebnis, ohne Aufwand
Das Team muss nicht mehr eingreifen: nur noch bei Ausnahmen, nicht beim Regelfall.
Was sich sonst noch automatisieren lässt
Typische Beispiele aus dem KMU-Alltag, die ich regelmässig umsetze.
E-Mail-Verarbeitung
Mit Evoya Mail werden eingehende E-Mails automatisch kategorisiert, und zu jeder Anfrage entsteht ein Antwortentwurf, gestützt auf dein Unternehmenswissen. Anfragen, Bestellungen und Bewerbungen landen am richtigen Ort.
Leads & Kundenanfragen
Neue Kontaktanfragen landen automatisch im CRM, eine Bestätigung geht an den Kunden, der Verkauf wird benachrichtigt.
Datensynchronisation
Kundendaten, Bestellungen oder Lagerbestände synchronisieren sich automatisch. Einmal eingeben, überall aktuell.
Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare werden automatisch ausgelesen und in die richtigen Systeme übertragen.
Berichte & Auswertungen
Monatliche Reports und KPI-Übersichten werden automatisch erstellt und verschickt, zur gewünschten Zeit.
Kundenkommunikation
Automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups, personalisiert, ohne dass jemand daran denken muss.
E-Mail-Automatisierung mit Evoya
Evoya Mail bindet dein bestehendes Postfach an, persönlich oder als Team-Mailbox, ohne Migration. Eingehende E-Mails werden automatisch einsortiert, und KI-Agenten bereiten Antworten vor, gestützt auf dein Unternehmenswissen.
Kategorisieren und Antwortentwürfe
E-Mails werden nach deinen Regeln eingeordnet, zum Beispiel nach Kunden-Support, technischer Anfrage oder Verkaufsanfrage. Zu jeder Anfrage entsteht ein Antwortentwurf, den du prüfst und freigibst.
Agenten für mehr als E-Mail
Dieselben Agenten arbeiten mit deinen Dokumenten und Systemen und lassen sich mit CRM, ERP oder SharePoint verbinden. So wächst die Automatisierung Schritt für Schritt mit deinem Bedarf.
Speicherung standardmässig in der Schweiz, Verarbeitung je nach gewähltem Modell in der Schweiz oder EU, DSG- und DSGVO-konform. Mehr zur Plattform: Zur Evoya-Plattform →
Was bringt dir die E-Mail-Automatisierung? Zum ROI-Rechner →
Was das konkret bringt
Zeitersparnis
Aufgaben, die täglich 30–60 Minuten kosten, fallen weg.
Weniger Fehler
Manuelle Übertragungen sind fehleranfällig. Automatisierungen nicht.
Schnellere Reaktionszeiten
Kunden erhalten sofort eine Antwort, nicht erst nach Stunden.
Skalierbarkeit
Das Volumen kann wachsen, ohne dass mehr Personal nötig ist.
Entlastung des Teams
Mitarbeitende fokussieren sich auf Aufgaben, die Können und Urteilsvermögen brauchen.
Preispläne und Credits
Die E-Mail-Automatisierung ist im Evoya-Professional-Plan enthalten. Lizenzkosten direkt bei Evoya, ohne Umweg über mich.
Testphase
Mit vollem Funktionsumfang und 500 Credits ausprobieren.
Professional
Evoya-Plattform mit 800 Credits pro Monat, über 30 Modellen, Swiss Mode und E-Mail-Automatisierung. Für die meisten KMU der richtige Start.
Enterprise
Eigene Infrastruktur, Single Sign-on und individuelle Workflows.
Der Einstieg mit dem KI-Kickstart ist einmalig und enthält einen Monat Einführungssupport. Weitere Formate ab CHF 1’050: KI-Kickstart →
Credits sind das Nutzungsguthaben der Plattform, weitere 2’000 Credits kosten CHF 35 pro Monat oder einmalig CHF 50 (12 Monate gültig). Wie viele Credits deine E-Mail-Automatisierung braucht, hängt vom E-Mail-Volumen ab, ich schätze das vorab mit dir ein. Preise zzgl. MwSt., Stand Oktober 2026, gemäss evoya.ai/preise.
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